Entscheidungsvorschlag des zuständigen Organs
- Den Mitgliedern soll/en folgende/r Antrag/Anträge zur Abstimmung vorgelegt werden:
- (….)
- (….)
- Es soll ein elektronischer Beschluss der Mitglieder herbeigeführt werden. Vor der elektronischen Beschlussfassung soll eine Diskussion ohne persönliche Anwesenheit stattfinden.
Wichtiger Hinweis: Sollten in Ihrer Genossenschaft „Investierende Mitglieder“ zugelassen sein, oder es Mitglieder geben mit „Mehrstimmenrechten“, dann müssen Sie darauf achten, dass Sie bei den Abstimmungen die Einschränkungen bzw. Mehrstimmen berücksichtigen. Ggf. müssen Sie verschiedene Teilnehmergruppen bilden.
Nachfolgend finden Sie Vorschläge zu Diskussionen / Abstimmungen per:
Darüber hinaus finden Sie am Ende ein Muster für ein Anschreiben an die Mitglieder.
E-Mail-Verteiler
- Die Diskussion erfolgt über E-Mail-Verteiler.
- Die Abstimmung erfolgt über E-Mail-Abstimmung.
- Die Einladung zur Teilnahme soll am xx.xx.xxxx über den Mitglieder-E-Mail-Verteiler erfolgen. Die Mitglieder haben bis zum xx.xx.xxxx (xx:xx Uhr) Zeit, über diesen Verteiler die Anträge zu diskutieren. (Hinweis: bitte auf eine Diskussionszeit von mindestens zwei Wochen nach dem Tag des Zugangs achten, soweit die Satzung keine längere Frist für die Einladung von General- bzw. Vertreterversammlungen vorsieht.)
- Die Diskussion wird von XXX als Moderator geleitet, er hält die Mitglieder ggf. zur sachlichen Diskussion an.
- Bis zum xx.xx.xxxx können die Beschlussgegenstände erweitert werden. Für den Fall, dass davon Gebrauch gemacht werden soll, müssen sämtliche Mitglieder per E-Mail darüber informiert werden. (Hinweis: Die Information der Mitglieder muss spätestens eine Woche vor der Abstimmung erfolgen.)
- Nach Schluss der Diskussion haben die Mitglieder die Möglichkeit zur Stimmabgabe. Die Stimmabgabe muss an folgende E-Mail-Adresse erfolgen: XXXX@XXX.XX. (Hinweis: es wäre sinnvoll, dass es dafür eine besondere E-Mail-Adresse gibt, deren Eingänge doppelt gespeichert werden.)
- Die Mitglieder müssen in der Abstimmungs-E-Mail ihren Vornamen, Nachnamen und die Mitgliedsnummer angeben. Das Abstimmungsverhalten ist in der E-Mail deutlich mit Ja, Nein oder Enthaltung (ggf. für jeden Antrag einzeln) anzugeben. Sollte eine Stimmrechtsvollmacht erteilt worden sein, ist diese an die Genossenschaft zu senden (Hinweis: auch bei einer elektronischen Beschlussfassung, da die Vollmacht nur schriftlich erfolgen kann).
- Nach Ablauf der Abstimmungsfrist werden die E-Mails ausgewertet, die Absenderangaben mit dem Mitgliederverzeichnis abgeglichen und die Stimmen ausgezählt. Die Auszählung erfolgt durch den Vorstand / Aufsichtsrat mit Unterstützung durch (….).
- Es wird ein Protokoll der Auszählung und des Ergebnisses erstellt, dieses wird von mindestens einem Vorstandsmitglied, welches an der Auszählung beteiligt war, unterzeichnet. Es muss folgende Punkte enthalten:
- Ort, Datum und Teilnehmer der Auszählung
- Feststellung des Ergebnisses
Beizufügen sind als Anlagen:
-
- Kopie des Beschlusses
- Kopie der E-Mail an die Mitglieder inkl. eines Vermerks, der die Versendung bestätigt
- Liste der Mitglieder, die an der Abstimmung teilgenommen haben mit dem Hinweis, dass eine Teilnahme per E-Mail erfolgt ist.
(Wichtiger Hinweis: Diese Variante sollten Sie nur bei einer übersichtlichen Anzahl von Mitgliedern durchgeführt werden, da die E-Mail-Flut über einen solchen Verteiler schnell sehr groß und unübersichtliche werden kann.)
Telefonkonferenz
- Die Diskussion erfolgt über eine Telefonkonferenz.
- Die Abstimmung erfolgt über E-Mail-Abstimmung.
- Die Versendung der Einladung soll am xx.xx.xxxx erfolgen. Ausgehend von einem normalen Lauf der Zustellung soll die Telefonkonferenz am xx.xx.xxxx um xx:xx Uhr stattfinden. (Hinweis: bitte auf eine Einberufungsfrist von mindestens zwei Wochen nach dem Tag des Zugangs achten, soweit die Satzung keine längere Frist für die Einladung von General- bzw. Vertreterversammlungen vorsieht)
- Bis zum xx.xx.xxxx können die Beschlussgegenstände erweitert werden. Für den Fall, dass davon Gebrauch gemacht werden soll, müssen sämtliche Mitglieder per E-Mail darüber informiert werden. (Hinweis: Die Information der Mitglieder muss spätestens eine Woche vor der Abstimmung erfolgen.)
- Die Telefonkonferenz soll stattfinden über folgenden Dienstleister: (Name, ggf. Einwahlnummer, ggf. Passwort).
- (Ggf.:) Die Identifikation der Mitglieder soll wie folgt sichergestellt werden: (Hinweis: einige Anbieter erlauben eine Online-Begleitung der Telefonkonferenz, über die Moderatoren erkennen können, wer anruft; bspw. könnten Teilnehmer mit unbekannten Nummern angesprochen werden, um sich zu identifizieren)
- Die Diskussion wird von XXX als Versammlungsleiter geleitet, er hält die Mitglieder ggf. zur sachlichen Diskussion an. (Hinweis: Bitte die Satzungsregelung zur Versammlungsleitung beachten – ggf. muss ein Beschluss dazu gefasst werden.)
- Nach Schluss der Diskussion (zu einem Antrag) haben die Mitglieder die Möglichkeit zur sofortigen Stimmabgabe. Der Versammlungsleiter sendet dafür einen Antragstext an den Mitglieder-E-Mail-Verteiler und gibt ausreichend Zeit für die Abstimmung (bspw.: 5 Minuten). (Hinweis: Der Versammlungsleiter sollte die Mitglieder bitten, E-Mails abzurufen (manuell), da die Mitglieder andernfalls mit automatischen Einstellungen die E-Mails zu späte bekommen.)
- Die Stimmabgabe muss an folgende E-Mail-Adresse erfolgen: XXXX@XXX.XX. (Hinweis: es wäre sinnvoll, dass es dafür eine besondere E-Mail-Adresse gibt, deren Eingänge doppelt gespeichert werden.)
- Die Mitglieder müssen in der Abstimmungs-E-Mail ihren Vornamen, Nachnamen und die Mitgliedsnummer angeben. Das Abstimmungsverhalten ist in der E-Mail deutlich mit Ja, Nein oder Enthaltung (ggf. für jeden Antrag einzeln) anzugeben. Sollte eine Stimmrechtsvollmacht erteilt worden sein, ist diese an die Genossenschaft zu senden, bevor die Telefonkonferenz stattfindet (Hinweis: dies ist wichtig, da die Vollmacht nur schriftlich erfolgen kann).
- Der Versammlungsleiter gibt den Ablauf der Abstimmungsfrist bekannt, danach werden die E-Mails ausgewertet, die Absenderangaben mit dem Mitgliederverzeichnis abgeglichen und die Stimmen ausgezählt. Die Auszählung erfolgt durch den Vorstand / Aufsichtsrat mit Unterstützung durch (….).
- Der Versammlungsleiter gibt das Ergebnis bekannt.
- Nach Abschluss der Diskussion und Abstimmung über alle Anträge / Tagesordnungspunkte wird die Versammlung geschlossen.
- Es wird ein Protokoll der Auszählung und des Ergebnisses erstellt, dieses wird von mindestens einem Vorstandsmitglied, welches an der Auszählung beteiligt war, unterzeichnet. Es muss folgende Punkte enthalten:
- Ort, Datum und Teilnehmer der Auszählung
- Feststellung des Ergebnisses
- Beizufügen sind als Anlagen:
- Kopie des Beschlusses
- Kopie der E-Mail an die Mitglieder inkl. eines Vermerks, der die Versendung bestätigt
- Liste der Mitglieder, die an der Abstimmung teilgenommen haben mit dem Hinweis, dass eine Teilnahme per E-Mail erfolgt ist.
Videokonferenz
- Die Diskussion erfolgt über eine Videokonferenz.
- Die Abstimmung erfolgt über E-Mail-Abstimmung / elektronische Abstimmung im Rahmen der Konferenz.
- Die Versendung der Einladung soll am xx.xx.xxxx erfolgen. Ausgehend von einem normalen Lauf der Zustellung soll die Videokonferenz am xx.xx.xxxx um xx:xx Uhr stattfinden. (Hinweis: bitte auf eine Einberufungsfrist von mindestens zwei Wochen nach dem Tag des Zugangs achten, soweit die Satzung keine längere Frist für die Einladung von General- bzw. Vertreterversammlungen vorsieht)
- Bis zum xx.xx.xxxx können die Beschlussgegenstände erweitert werden. Für den Fall, dass davon Gebrauch gemacht werden soll, müssen sämtliche Mitglieder per E-Mail darüber informiert werden. (Hinweis: Die Information der Mitglieder muss spätestens eine Woche vor der Abstimmung erfolgen.)
- Die Videokonferenz soll stattfinden über folgenden Dienstleister: (Name, ggf. Link, ggf. Passwort).
- (Ggf.:) Die Identifikation der Mitglieder soll wie folgt sichergestellt werden: (….)
(Hinweis: einige Anbieter erlauben den Moderatoren einzelne Teilnehmer freizuschalten, ggf. könnte ein Passwort abgefragt werden, das dem Mitglied vorab zugesendet wurde) - Die Diskussion wird von XXX als Versammlungsleiter geleitet, er hält die Mitglieder ggf. zur sachlichen Diskussion an. (Hinweis: Bitte die Satzungsregelung zur Versammlungsleitung beachten – ggf. muss ein Beschluss dazu gefasst werden.)
(Hinweis: Je nach Anbieter ist es ggf. sinnvoll, dass nicht alle Teilnehmer die Videokamera und das Mikrophon immer aktiviert haben, da dies ein großes Datenvolumen verlangt – daher könnte angeregt werden, dass immer nur diejenigen, die gerade Redebeiträge halten, beides aktivieren.) - Nach Schluss der Diskussion (zu einem Antrag) haben die Mitglieder die Möglichkeit zur sofortigen Stimmabgabe. Dazu führt der Versammlungsleiter (ggf. Administrator) eine vom Dienstleister angebotene Umfrage durch.
- Sollte eine Stimmrechtsvollmacht erteilt worden sein, ist diese an die Genossenschaft zu senden, bevor die Videokonferenz stattfindet (Hinweis: dies ist wichtig, da die Vollmacht nur schriftlich erfolgen kann).
- Der Versammlungsleiter gibt ausreichend Zeit für die Teilnahme (bspw. eine Minute). Der Versammlungsleiter gibt den Ablauf der Abstimmungsfrist bekannt, danach wird eine Auswertung durch das System vorgenommen und veröffentlicht. Der Versammlungsleiter stellt das Ergebnis fest.
(Hinweis: Sollte es kein elektronisches Abstimmungsverfahren geben, dann kann wie bei der Telefonkonferenz mittels E-Mail abgestimmt werden.) - Nach Abschluss der Diskussion und Abstimmung über alle Anträge / Tagesordnungspunkte wird die Versammlung geschlossen.
- Es wird ein Protokoll der Auszählung und des Ergebnisses erstellt, dieses wird von mindestens einem Vorstandsmitglied, welches an der Auszählung beteiligt war, unterzeichnet. Es muss folgende Punkte enthalten:
- Ort, Datum und Teilnehmer der Auszählung
- Feststellung des Ergebnisses
- Beizufügen sind als Anlagen:
- Kopie des Beschlusses
- Kopie der E-Mail an die Mitglieder inkl. eines Vermerks, der die Versendung bestätigt
- Liste der Mitglieder, die an der Abstimmung teilgenommen haben mit dem Hinweis, dass eine Teilnahme per elektronischem Umfragesystem erfolgt ist.
Anschreiben an die Mitglieder
(ggf. Briefkopf der eG)
An die Mitglieder der XXX eG
Sehr geehrte Mitglieder,
wegen der Einschränkungen durch die Corona-Pandemie sind wir derzeit nicht in der Lage Generalversammlungen / Vertreterversammlungen mit einer persönlichen Anwesenheit durchzuführen. Wir haben aber einen Beschluss / mehrere Beschlüsse zu fassen, bei dem / denen ein weiteres Warten auf eine Entspannung der Situation nicht sinnvoll wäre. Aus diesem Grunde wenden wir uns heute mit der Durchführung einer virtuellen Generalversammlung / Vertreterversammlungen verbunden mit einem elektronischen Umlaufbeschluss an Sie.
Auch wenn diese Form in unserer Satzung so nicht vorgesehen ist, sind wir durch das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ ermächtigt worden, eine solche Beschlussfassung vorzunehmen.
Der Vorstand / Aufsichtsrat hat daher die Durchführung dieses Verfahrens beschlossen.
Die Diskussion soll erfolgen über: (….)
Die Abstimmung erfolgt wie folgt: (….)
(Hinweis: Hier bitte die entsprechenden Zugänge / Abläufe / Identifikationen der Mitglieder angeben)
Sollte eine Stimmrechtsvollmacht bestehen, dann senden Sie diese vom Mitglied unterschrieben per Post an die Genossenschaft (achten Sie darauf, dass diese Vollmacht bis zum Beginn der Telefonkonferenz / Videokonferenz / Beginn der E-Mail-Abstimmung vorliegt).
Die Tagesordnung und die Anträge lauten wie folgt: (….)
(Hinweis: die ggf. erforderliche Abstimmung über die Versammlungsleitung nicht vergessen)
Die Begründung für den Antrag / die Anträge lautet wie folgt: (….)
Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung – bitte bleiben Sie gesund!
Mit freundlichen Grüßen
