Muster schriftlicher Beschluss

Entscheidungsvorschlag des zuständigen Organs

1. Es soll ein schriftlicher Beschluss der Mitglieder herbeigeführt werden.
2. Den Mitgliedern soll/en folgende/r Antrag/Anträge zur Abstimmung vorgelegt werden:
   1. (….)
   2. (….)
3. Die Versendung des Antrags soll am xx.xx.xxxx erfolgen. Ausgehend von einem normalen Lauf der Zustellung haben die Mitglieder Zeit bis zum xx.xx.xxxx (Büroschluss um xx:xx Uhr) Ihre Rückantworten zurückzusenden. (Hinweis: bitte auf eine Rücksendefrist von mindestens 14 Tagen nach dem Tag des Zugangs achten, soweit die Satzung keine längere Frist für die Einladung von General- bzw. Vertreterversammlungen vorsieht)
4. Die Mitglieder müssen die Abstimmungszettel mit Vorname, Nachname und Mitgliedsnummer kennzeichnen und unterschreiben. Sollte eine Stimmrechtsvollmacht erteilt worden sein, ist diese beizufügen.
5. Nach Ablauf der Rücksendefrist werden die Antworten geöffnet, die Absenderangaben mit dem Mitgliederverzeichnis abgeglichen und die Stimmen ausgezählt. Die Auszählung erfolgt durch den Vorstand / Aufsichtsrat mit Unterstützung durch (….).
6. Es wird ein Protokoll der Auszählung und des Ergebnisses erstellt, dieses wird von mindestens einem Vorstandsmitglied, welches an der Auszählung beteiligt war, unterzeichnet. Es muss folgende Punkte enthalten:
   1. Ort, Datum und Teilnehmer der Auszählung
   2. Feststellung des Ergebnisses
   3. Beizufügen sind als Anlagen:
      1. Kopie des Beschlusses
      2. Kopie des Schreibens an die Mitglieder inkl. eines Vermerks, der die Versendung bestätigt
      3. Liste der Mitglieder, die an der Abstimmung teilgenommen haben mit dem Hinweis, dass eine schriftliche Teilnahme erfolgt hat.

Anschreiben an die Mitglieder

(Briefkopf der eG)

An die Mitglieder der XXX eG

Sehr geehrte Mitglieder,

wegen der Einschränkungen durch die Corona-Pandemie sind wir derzeit nicht in der Lage Generalversammlungen / Vertreterversammlungen mit einer persönlichen Anwesenheit durchzuführen. Wir haben aber einen Beschluss zu fassen, bei dem ein weiteres Warten auf eine Entspannung der Situation nicht sinnvoll wäre. Aus diesem Grunde wenden wir uns heute mit der Bitte auf die Durchführung eines schriftlichen Umlaufbeschlusses an Sie. Auch wenn diese Form in unserer Satzung so nicht vorgesehen ist, sind wir durch das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ ermächtigt worden, eine solche Beschlussfassung vorzunehmen.

Der Vorstand / Aufsichtsrat hat daher die Durchführung des schriftlichen Verfahrens beschlossen. Den Abstimmungszettel mit dem Antragstext finden Sie in der Anlage. Bitte kennzeichnen Sie den Abstimmungszettel mit Vorname, Nachname und Mitgliedsnummer und unterschreiben ihn. Der Abstimmungszettel muss bis zum xx.xx.xxxx um xx:xx Uhr bei der Genossenschaft ankommen, achten Sie auf eine rechtzeitige Rücksendung oder geben den Abstimmungszettel (unter Beachtung der Einschränkungen durch die Corona-Krise) bei uns ab. Sollte eine Stimmrechtsvollmacht bestehen, dann fügen Sie diese bei und kennzeichnen den Abstimmungszettel entsprechend.

Der Antrag lautet / die Anträge lauten wie folgt:

(….)

Die Begründung für den Antrag / die Anträge lautet wie folgt:

(….)

Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung – bitte bleiben Sie gesund!

Mit freundlichen Grüßen

Abstimmungszettel

Vorname, Name: (….)
Mitgliedsnummer: (….)

Antragstext: (….)

Ich stimme mit (  ) Ja  (  ) Nein  (  ) Enthaltung

(   ) Ich habe die Abstimmung als Vertreter vorgenommen, eine Vollmacht füge ich in der Anlage bei. Angaben zum Vertreter: Vorname, Name (   ); Anschrift (   )

Ort, Datum, Unterschrift