Muster elektronischer Beschluss

Entscheidungsvorschlag des zuständigen Organs

1. Es soll ein elektronischer Beschluss der Mitglieder herbeigeführt werden. (Ggf.: Den Mitgliedern, die nicht per E-Mail erreichbar sind, wird die Möglichkeit einer schriftlichen Abstimmung gegeben.)
2. Den Mitgliedern soll/en folgende/r Antrag/Anträge zur Abstimmung vorgelegt werden:
   1. (….)
   2. (….)
3. Die Versendung des Antrags soll am xx.xx.xxxx erfolgen. Ausgehend von einem normalen Lauf der Zustellung haben die Mitglieder Zeit bis zum xx.xx.xxxx (Büroschluss um xx:xx Uhr) Ihre Rückantworten zurückzusenden. (Hinweis: bitte auf eine Rücksendefrist von mindestens zwei Wochen nach dem Tag des Zugangs achten, soweit die Satzung keine längere Frist für die Einladung von General- bzw. Vertreterversammlungen vorsieht)
4. Die Rücksendungen müssen an folgende E-Mail-Adresse erfolgen: XXXX@XXX.XX (Hinweis: es wäre sinnvoll, dass es dafür eine besondere E-Mail-Adresse gibt, deren Eingänge doppelt gespeichert werden.) (Ggf.: Die schriftlichen Rücksendungen müssen an die Büroanschrift der eG erfolgen.)
5. Die Mitglieder müssen in der Abstimmungs-E-Mail ihren Vornamen, Nachnamen und die Mitgliedsnummer angeben. Das Abstimmungsverhalten ist in der E-Mail deutlich mit Ja, Nein oder Enthaltung (ggf. für jeden Antrag einzeln) anzugeben. (Ggf. Bei einer Teilnahme am schriftlichen Beschluss ist der Abstimmungszettel mit Vorname, Nachname und Mitgliedsnummer zu kennzeichnen und zu unterschreiben.) Sollte eine Stimmrechtsvollmacht erteilt worden sein, ist diese an die Genossenschaft zu senden (Hinweis: auch bei einer elektronischen Beschlussfassung, da die Vollmacht nur schriftlich erfolgen kann).
6. Nach Ablauf der Rücksendefrist werden die E-Mails ausgewertet (ggf. und die Antworten geöffnet), die Absenderangaben mit dem Mitgliederverzeichnis abgeglichen und die Stimmen ausgezählt. Die Auszählung erfolgt durch den Vorstand / Aufsichtsrat mit Unterstützung durch (….).
7. Es wird ein Protokoll der Auszählung und des Ergebnisses erstellt, dieses wird von mindestens einem Vorstandsmitglied, welches an der Auszählung beteiligt war, unterzeichnet. Es muss folgende Punkte enthalten:
   1. Ort, Datum und Teilnehmer der Auszählung
   2. Feststellung des Ergebnisses
   3. Beizufügen sind als Anlagen:
      1. Kopie des Beschlusses
      2. Kopie der E-Mail (ggf. und des Schreibens) an die Mitglieder inkl. eines Vermerks, der die Versendung bestätigt
      3. Liste der Mitglieder, die an der Abstimmung teilgenommen haben mit dem Hinweis, dass eine Teilnahme per E-Mail (ggf. im schriftlichen Wege) erfolgt hat.

Anschreiben an die Mitglieder

(ggf. Briefkopf der eG)

An die Mitglieder der XXX eG

Sehr geehrte Mitglieder,

wegen der Einschränkungen durch die Corona-Pandemie sind wir derzeit nicht in der Lage Generalversammlungen / Vertreterversammlungen mit einer persönlichen Anwesenheit durchzuführen. Wir haben aber einen Beschluss zu fassen, bei dem ein weiteres Warten auf eine Entspannung der Situation nicht sinnvoll wäre. Aus diesem Grunde wenden wir uns heute mit der Bitte auf die Durchführung eines elektronischen Umlaufbeschlusses an Sie. (Ggf. die Mitglieder, die nicht per E-Mail erreicht werden, nehmen im schriftlichen Wege teil.) Auch wenn diese Form in unserer Satzung so nicht vorgesehen ist, sind wir durch das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ ermächtigt worden, eine solche Beschlussfassung vorzunehmen.

Der Vorstand / Aufsichtsrat hat daher die Durchführung dieses Verfahrens beschlossen.

Der Antrag lautet / die Anträge lauten wie folgt:

(….)

Die Begründung für den Antrag / die Anträge lautet wie folgt:

(….)

Bitte nehmen Sie an der Abstimmung wie folgt teil: Antworten Sie auf diese E-Mail an XXXX@XXX.XX. Geben Sie Ihren Vornamen, Namen und die Mitgliedsnummer an. Teilen Sie (zu den einzelnen Anträgen jeweils getrennt) Ihre Entscheidung mit (Ja / Nein / Enthaltung). Beachten Sie, dass die E-Mail bis zum xx.xx.xxxx (Büroschluss um xx.xx Uhr) bei uns eingehen muss. Sollte eine Stimmrechtsvollmacht bestehen, dann senden Sie diese vom Mitglied unterschrieben per Post an die Genossenschaft (achten Sie darauf, dass diese Vollmacht bis zum Schluss der Rücksendefrist vorliegt).

(Ggf.: Da Sie keine E-Mail-Adresse angegeben haben, nehmen Sie im schriftlichen Verfahren an der Beschlussfassung teil. Den Abstimmungszettel mit den Anträgen finden Sie in der Anlage. Bitte kennzeichnen Sie den Abstimmungszettel mit Vorname, Nachname und Mitgliedsnummer und unterschreiben ihn. Der Abstimmungszettel muss bis zum xx.xx.xxxx um xx:xx Uhr bei der Genossenschaft ankommen, achten Sie auf eine rechtzeitige Rücksendung oder geben den Abstimmungszettel (unter Beachtung der Einschränkungen durch die Corona-Krise) bei uns ab. Sollte eine Stimmrechtsvollmacht bestehen, dann fügen Sie diese bei und kennzeichnen den Abstimmungszettel entsprechend.)

Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung – bitte bleiben Sie gesund!

Mit freundlichen Grüßen

Abstimmungszettel

Vorname, Name: (….)
Mitgliedsnummer: (….)

Antragstext: (….)

Ich stimme mit (  ) Ja  (  ) Nein  (  ) Enthaltung

(   ) Ich habe die Abstimmung als Vertreter vorgenommen, eine Vollmacht füge ich in der Anlage bei. Angaben zum Vertreter: Vorname, Name (   ); Anschrift (   )

Ort, Datum, Unterschrift